HubSpot ↔ Boxsoft ERP Schnittstelle

Projektkontext

Der Kunde betreibt Boxsoft ERP als lokal gehostetes System direkt vor Ort, ohne öffentlich erreichbare Cloud-Schnittstelle. HubSpot sollte trotzdem in Echtzeit auf Auftrags- und Stammdaten aus dem ERP zugreifen können und umgekehrt, ohne dass Mitarbeitende Daten doppelt in beiden Systemen pflegen. Die Aufgabe war entsprechend keine klassische Cloud-zu-Cloud-Integration, sondern eine Anbindung, die direkt auf dem Server des Kunden ansetzt.

Herausforderungen

• Kein Cloud-API auf ERP-Seite: Boxsoft ERP bietet von Haus aus keine für HubSpot nutzbare Außenschnittstelle
• Lokale Ausführung: Die Middleware musste direkt auf dem Kundenserver laufen, nicht in einer eigenen Cloud-Umgebung
• Bidirektionale Sync: Änderungen in beide Richtungen übertragen, ohne Datensätze zu duplizieren oder zu überschreiben
• Data Mapping: Zuordnung zwischen dem ERP-Datenmodell und den HubSpot-Objekten und -Properties
• Error Handling: Robuster Umgang mit Verbindungsabbrüchen, Server-Neustarts und HubSpot-API-Limits

Technische Implementierung

Middleware direkt beim Kunden

Die Middleware wurde in Python geschrieben und läuft als eigener Dienst direkt auf dem lokalen Server des Kunden, dort, wo auch Boxsoft ERP betrieben wird. Sie liest und schreibt lokal in die ERP-Datenstrukturen und kommuniziert nach außen über die aktuellen HubSpot-Technologien:

• HubSpot API-Anbindung über ein Private App Access Token
• REST-Aufrufe für Objekte, Properties und Assoziationen
• Webhook-Verarbeitung für zeitnahe Rückmeldungen aus HubSpot
• Geplante Synchronisationsläufe als Ergänzung zu ereignisbasierten Updates

Bidirektionales Data Mapping

• Stammdaten: Abgleich von Kunden- und Artikeldaten zwischen ERP und HubSpot
• Aufträge: Übertragung auftragsbezogener Daten in beide Richtungen
• Feldzuordnung: Definiertes Mapping zwischen ERP-Feldern und HubSpot-Properties inklusive Sonderfällen

Logging & Error Handling

• Durchgängiges Logging aller Synchronisationsläufe direkt auf dem Kundenserver
• Automatische Wiederholung fehlgeschlagener Übertragungen statt stillem Datenverlust
• Klare Fehlermeldungen, die eine Ursache erkennen lassen, ohne die Logs manuell durchsuchen zu müssen

Technologie-Stack

Ergebnisse

• Durchgängige Datenverbindung zwischen ERP und CRM ohne doppelte Datenpflege
• Projektlaufzeit von rund drei Monaten von der Konzeption bis zur Abnahme, inklusive ausführlicher Testphase
• Stabiler Betrieb auch bei Verbindungsproblemen zum lokalen Server dank Retry-Logik und Logging

Best Practices

• Zugriffs- und Sicherheitsanforderungen für den lokalen Server frühzeitig mit dem Kunden abstimmen, nicht erst während der Implementierung
• Logging von Anfang an einplanen, da Fehleranalyse auf einem System ohne zentrales Cloud-Monitoring sonst deutlich aufwendiger wird
• Ausreichend Zeit für Testing und eine strukturierte Abnahme mit dem Kunden einplanen, bevor die Middleware produktiv geht
• Data Mapping zwischen ERP- und HubSpot-Datenmodell schriftlich dokumentieren, auch für spätere Anpassungen